Comment bien gérer ses papiers ?

gérer ses papiers

Chaque fois que vous cherchez des papiers dans votre tiroir, vous ne mettez jamais à l’aise. Pourquoi ? Parce que vos dossiers sont classés dans des endroits un peu compliqués ou bien classés dans un tiroir composé des tonnes de papiers. D’ailleurs, faire un triage des papiers ou enveloppes administratives n’est pas du tout une simple tâche. Voici quelques conseils qui pourraient vous aider à classer vos papiers de la meilleure façon.

Prenez votre temps

Classer des dossiers n’est pas une question de minutes, mais c’est une question d’heure. Ne les rangez pas pendant le moment où vous arrangez votre chambre, car vous risquez de perdre quelques papiers. Le meilleur moment de ranger des papiers est de perdre toute une matinée ou un après-midi entier. Il est hors de question de trier vos dossiers personnels en même temps avec le ménage. Il faut mieux organiser pendant le triage. Vous êtes maintenant sur le point de classer les papiers dans un endroit sûr. Ce que vous devez faire alors est de les classer dans un même endroit. Placez-les dans un seul carton ou dans un seul tiroir. Avant de fermer le carton ou le tiroir, vérifier partout dans la maison s’il y aura encore des restes de papiers quelque part. Si c’est possible, ne vous laissez pas déranger par quelqu’un sauf si c’est quelque chose d’urgence. Ensuite, ne confondez pas les dossiers administratifs avec des cartes postales ou des lettres de souvenir. Les papiers non administratifs doivent classer dans une boîte spéciale ou spécifique pour les souvenirs. Si vous êtes nombreux dans une maison, acheter de nombreux petits cartons et classer les papiers de chaque membre de la famille dans chaque carton. Écrire les prénoms de chacun en dessus du carton. Mettez les cartons dans un endroit sûr et facile à prendre en cas d’incendie ou des cataclysmes naturels. Pour plus de détails, cliquer sur www.accroalorganisation.fr/

Faire un bon triage 

La première chose à faire avant de ranger vos papiers dans un carton est de faire une liste. Trier en premier les dossiers classés dans des chemises, des enveloppes et des classeurs est la priorité. Ensuite, revoir un peu plus les dossiers suivants : bulletin de naissance, facture de paiement et des tas d’enveloppes. Si ces derniers sont des factures expirées depuis 5 ans, pourquoi ne pas les jeter dans la poubelle ? Conserver les anciennes factures de 3 ou 5 ans dans la maison n’est pas utile. Une minute est précieuse donc ne perdez pas vos temps à relire les anciennes factures sauf si les en-têtes de ce dernier sont déchirés. Regardez tout simplement les dates et si c’est déjà périmé jetez-les. Comme ça, vous aurez assez de places dans votre carton. Quand le triage est fait, prenez un scotch et mettez les papiers rarement utilisés fermés dans le carton. Vous ne laissez que des papiers souvent utiliser sur un endroit sûr. Ne mettez pas les dossiers partout dans la maison. Placez-les sur la table de votre bureau ou dans votre sac pour ne pas les perdre. Soyez vigilant, car certains papiers sont irremplaçables. 

Faire une organisation plus simple

Pendant le triage des dossiers, ne pensez pas d’acheter à nouveau des chemises papier en couleurs ou des cartons spécifiques pour les dossiers. Faciliter la vie avec une bonne organisation. Acheter tout simplement un grand carton ou des classeurs pour conserver des dossiers à garder éternellement et un autre classeur pour les papiers à garder quelque temps. Utilisez des cartons de la catégorie et ne gardez que des documents importants non périmés pendant quelques années. Bruler le reste ou les jeter dans la poubelle afin de libérer des places. La dématérialisation est aussi une bonne idée. Pour ne pas recevoir des tonnes de courriers chaque semaine, passer en action à la dématérialisation. Une fois que vous recevez des factures ou des documents, prenez note les contacts de l’agence. Envoyez un e-mail aux services administratifs ou des agences que vous aurez encore besoin et demandez-leur d’envoyer vos papiers par mail ou par l’un des réseaux sociaux que vous avez utilisés. Garder vos documents en mode version électronique est la meilleure façon de ne pas les perdre et de ne pas mettre en désordre la maison. 

Apprendre à trier vos documents chaque jour 

Le rangement des papiers chaque jour demande une régularité. Mais quelle est la meilleure solution : dépenser 5 min tous les jours ou bien dépenser des heures tous les deux ou trois mois ? Il ne faut pas perdre votre temps inutilement. Une fois que votre triage est fait, divisez-les en trois (03) parties. Dans le premier classeur pour les rubriques à traiter, dans le second tiroir les courriers provisoires et dans le dernier les documents à garder définitivement. Tous les jours, ne pas oublier de prendre les nouvelles factures et de les mettre dans le tiroir. Si vous n’en avez pas de la bonne mémoire, activer une notification régulière sur votre appareil mobile pour vous signaler. En revanche, apprendre à ranger vos documents en fonction de votre vie particulière. Les méthodes sont différentes donc la méthode de triage des papiers des autres n’est pas pareille pas. 

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